せっかくの同窓会、「行きたい」と思っていても、残念ながら参加できないこともあります。
社会人になると休みに突然用事が入ることもありますし、子供がいると子供の用事で参加が難しいこともありますよね。
そういったときは、どうしたらいいのでしょう。
欠席になることが決まったら、早めに連絡を
突然に欠席しなければならなくなってしまった場合は、できるだけ早めに幹事に連絡をします。
幹事は出席者の人数を確認して、会場に料理などを頼んでいるはずですので、欠席するのであれば早めに連絡を入れないと迷惑がかかってしまいます。
欠席が決まった時点で、きちんと連絡を入れることがマナーのはずです。
相手に迷惑をかけないように、早めに連絡を入れましょう。
また、欠席の場合の参加費はどうするかなども、話し合いをするべきです。
会費が前払い制ならいいけれど
会費が前払いであれば、万が一当日に行くことができなくなってしまっても、会費は払っていますので問題はありません。
当日キャンセルの場合、どうしても支払った会費は戻ってこないことの方が多くなってしまいますが、それでも「お金は払ってある」ということがあれば、相手に最低限の迷惑はかけずに済みます。
問題は、当日に会費の支払いがあった場合。
少し前にキャンセルするのであれば、会費は支払わなくてもいいこともありますが、突然のキャンセルであれば「会費は支払う」ということが前提になります。
「欠席でも会費は支払って」などと、幹事さんからは言いにくいものです。
こちら側から「会費は支払います」などと一声かけることも、相手に対する配慮になります。
きちんとした断りを
突然のキャンセルをすることで、相手は人数の調整などをしなければならなくなってしまいます。
迷惑と手間を考えれば、きちんとした形で断りを入れるのが筋。
仮に相手がきのおけない親しい間柄だったとしても、「親しい仲にも礼儀あり」です。
きちんと理由を説明して、丁寧にお詫びをすることが一番大切なことではないでしょうか。
こういう時にきちんと断ることができるかどうか、それで大人としての資質が問われますので、相手がどんなに親しい仲であったとしても、礼儀を重んじた断り方をしましょう。
誠心誠意、相手に詫びる気持ちを伝えることは本当に大切です。
「もし自分が幹事だったら」ということを想像して、行動に移すことは本当に大切ですよね。
理由はきちんと言いましょう。
同窓会に欠席する時は、何も言わずということではなく、きちんと理由を説明しましょう。
- 妊娠していて、出産予定日が近づいているため
- 現在は遠方に住んでいて、帰ることができない
- 仕事の都合があり、休むことができない
- どうしても外すことができない用事がある
・・・・など。
もし、理由を記載しない場合でも「ご盛会をお祈り申し上げます」など、同窓会が成功するように一言添えてあげると丁寧な印象になりますのでオススメですよ。
自分が参加することができなくても、会が成功するように、みんなが楽しめるように...と願うことは本当に大切なことになりますよね。
一生懸命に会を成功させようと努力している方のためにも、成功を願っていることが伝わるような文章を考えましょう。
