同窓会準備マニュアル

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同窓会コラム

同窓会の幹事をやるときに気を付けたいこと

投稿日:2016年3月12日 更新日:

「そろそろみんなに会ってみたいし、同窓会を計画してみようか」などと考えることもあるでしょう。

そうなると、必然的に計画する人が「幹事」となります。

同窓会は楽しいものですが、幹事をするとなると気を遣うことばかり。

幹事になる上で、気を付けておきたいことをあげておきましょう。

最初に!幹事はとても大変です

「みんなに会いたいし、同窓会を企画してみよう」などと考えるのはいいですが、それを実現するために同窓会を企画するとなると、やはり色々な苦労があります。

その上で、成功させるには抑えておかなければならないポイントもあります。

このポイントを押さえておくことができるかどうかで、同窓会の成功率はだいぶ違ってきます。

幹事をすることが決まったら、この「成功のポイント」を必ずおさえておきましょう。

幹事になるためには、どういった資質が必要になるのでしょう?

名簿があるかどうか

最近は個人情報保護の観点で「名簿」を卒業アルバムに記載しないこともあるようですが、昔の卒業アルバムであれば連絡先が記載されていますよね。

同窓会をする場合は、それを使って連絡をとるということが一般的になるようです。

ただ、卒業アルバムに記載されているからといってそれを使って連絡をとることが、いいことなのかという問題点もあります。

このあたりは、一緒に同窓会を企画する仲間と一緒に話し合いをするなどして考える必要がありそうですね。

もし当時の担任を呼ぶことがあるのであれば、こういった相談をしてみるというのも手かもしれません。

定年をしていることがなければ、恐らく今の学校事情に詳しいと思われるので、どうやって誘えばいいのかを相談してみるといいでしょう。
いい回答をくれるはずです。

幹事は一人では厳しい

開催人数にもよりますが、幹事をするには一人では難しいでしょう。

幹事をするには、招待状を出したり店を選んだり......といろいろな仕事をこなさなければなりません。

それを考えると、1人ではなく複数人の幹事がいた方がやりやすいでしょう。

店を決めるにしても、1人ではなく誰かと話し合いをすることができた方がいいですよね。

誰か、信用できて頼れる人を見つけて、「一緒に幹事をしてもらうことはできないか」と持ち掛けてみてはいかがでしょうか。

もちろん、相手の都合もあるでしょうから無理強いはしないことです。

しかし、1人で幹事をやるよりは誰かと一緒にやった方が物事を決めやすいですし、仕事も分担することができて非常にやりやすくなりますよ。

頼れる人がいるなら、頼んでみることをお勧めします。

会費をどうするか

幹事をやることが決まったとしても、問題は「会費をどうするか」です。

会費を当日に集めるのが一番楽ではありますが、こうしてしまうとドタキャンがあったときに会費をもらうことができない、というトラブルにつながってしまいます。

実は、このトラブルは意外と多くの場所で起きています。

ドタキャンで参加費を払わない人がいれば、そのぶんの穴埋めは幹事が...ということにもなりかねません。

そのようなトラブルがあると、双方が嫌な思いをすることになりますよね。

少し面倒かもしれませんが、事前にお金を振り込んでもらうなどして対処をしておいたほうが、トラブルが起きなくて済みます。

幹事をやるということは、こういったトラブルにも気を使わなければならないということなのです。

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